Spolupráce v týmu bývá velice přínosná. Ne nadarmo se říká, že víc hlav víc ví, že ten umí to a ten zas tohle, a pokud všichni táhneme za jeden provaz… Nicméně logicky z toho vychází, že čím větší tým, tím více je potřeba práci dělit, sledovat a koordinovat.
Představte si to – vytvoříte základní rozpis úkolů na novém projektu a pošlete ho Šárce, Magdě, Jirkovi a Heleně. Šárka je dříč, takže se dobrovolně napíše k pěti úkolům. Než to ale pošle, napíše se Magda jen ke dvěma, protože ta to má raz dva. Jeden z toho je samozřejmě ten, který si zabrala Šárka. Do toho se Jirka ujme různých úprav a připomínek, ale jako naschvál to zapomene poslat v kopii všem ostatním. Helena to celé doplní o další úkoly a nominuje se k těm, které Jirka navrhuje změnit. Než se vám podaří v něčem takovém nastolit pořádek a domluvit se s lidmi, co vlastně mají dělat, budete mít všechny vlasy šedivé.

Aplikace pro týmovou práci

Internetové aplikace naštěstí spolupráci na projektech výrazně zjednodušují.

Sdílení dokumentů

Ideální je sdílet dokumenty prostřednictvím internetových aplikací jako jsou Google Docs, Office 365 nebo iCloud. Ty fungují stejně, jako byste si někde ve vzduchu založili chytrou krabičku, do které jste potřebné podklady uložili. Všichni k ní mají stejný přístup a sáhnou si do ní, když něco potřebují. Můžete upravovat většinu běžných dokumentů, které se automaticky průběžně ukládají, a zároveň plně ovládáte, kdo k nim má přístup.

Řízení projektů

Při komplexnější spolupráci je možné využít aplikace, jako jsou třeba BaseCamp, Asana, Huddle nebo Zoho. Ty umožňují kromě sdílení dokumentů také spravovat úkoly, termíny a další data potřebná pro management rozsáhlého projektu.
Například prostřednictvím BaseCampu tak nejen udržíte pořádek ve všech potřebných dokumentech, ale také snadno zjistíte, jaké úkoly jsou aktuálně nejdůležitější, případně které termíny nejsou splněné a kdo za to nese zodpovědnost.
Podobné aplikace usnadňují práci z domova a šetří tak prostředky firem. Zejména u globálních společností působících po celém světě je spolupráce zaměstnanců přes Internet nezbytná. Často využívají k práci externisty a klidně to mohou být odborníci z druhé strany světa. Umožnění občasné práce z domova je také oblíbený benefit pro zaměstnance.

Vzdálený přístup

Takové firmy často používají takzvané virtuální privátní sítě neboli vé-pé-enky (VPN). Díky nim se počítače umístěné na různých místech chovají úplně stejně a mají stejné přístupy, jako když jsou zapojené v kanceláři společnosti.
VPN používají pro komunikaci Internet, ale veškeré údaje jsou v nich zašifrovány a tím zajištěny proti případnému zneužití. Nemusíte mít tedy strach používat aplikace zjednodušující spolupráci na Internetu jak v práci, tak i v osobním životě.

Doporučená videa Jak na Internet:
Webové aplikace
Komunikace přes Internet
Společně na Internetu

Další zajímavé články a zdroje:
To-Do listy a Project management nástroje, ChytřejíFirma.cz
Organizujte týmovou práci pomocí Microsoft Planneru, Microsoft
Přehled nástrojů pro řízení projektů, projectman.cz
Google Disk návody