Podobně jako v osobní či telefonické komunikaci, i v té e-mailové je třeba dodržovat jistá pravidla a zásady slušného chování. Na toto poměrně nové téma nebylo zatím sepsáno mnoho knih, ale existují zde nepsaná a všeobecně uznávaná pravidla. Úroveň chování při psaní e-mailových zpráv se odvíjí od etikety obecné.
Než se pustíte do psaní e-mailu, rozmyslete si:

• komu a co chcete sdělit,
  
• z jaké pozice jednáte, a
  
• jaký vztah máte k adresátovi zprávy.
  

E-mail kamarádovi napíšete v mnohem odlehčenějším tónu než formální zprávu nadřízenému. Navíc píšete-li zprávu z pracovního e-mailu, nesmíte zapomínat, že je majetkem firmy. Osobní a důvěrné informace tedy raději posílejte ze své soukromé e-mailové adresy, ne z pracovní.

Náležitosti a výhody e-mailu

E-mail by měl obsahovat stejné náležitosti jako „papírový“ dopis, tedy:

• Počáteční oslovení – pozdrav. Pozor si přitom dávejte na správné skloňování příjmení mužů – např. „pane Nováku“, ne „pane Novák“.
  
• Závěrečný pozdrav – e-mail zakončete závěrečným pozdravem a v případě oficiálních e-mailů nezapomeňte připojit své kontaktní informace.
  

V porovnání s papírovým dopisem skýtá e-mail mnohé výhody, například uchovávání odeslaných zpráv nebo možnost vyhledávání. Pro snazší vyhledání určitého e-mailu mezi stovkami vašich zpráv pomůže, když budete správně vyplňovat kolonku předmět/subject. Předmět má sloužit jako krátké, výstižné shrnutí obsahu zprávy.

Přílohy e-mailu

K e-mailu můžete připojit i přílohy – textové dokumenty, obrázky a videa. Větší soubory nejdříve zkomprimujte. Ne každý e-mailový klient totiž dokáže přijmout stejné množství dat jako ten váš. Opravdu velké soubory – videa nebo větší množství fotografií – uložte do některého z on-line úložišť, jako je Uschovna.cz nebo Dropbox. Adresátovi pak pošlete e-mailem pouze odkaz, ze kterého si soubory snadno stáhne.
Před odesláním e-mailu důkladně zkontrolujte text zprávy i e-mailovou adresu příjemce. Nespoléhejte na automatickou kontrolu pravopisu – slovník nemusí obsahovat všechna vámi použitá slova a překlep může opravit na jiné slovo, podobné tomu, které jste měli na mysli.

Pozor na spamy

Kromě e-mailů od vám známých osob se může ve vaší schránce objevit i e-mail od neznámého odesílatele. Podobné e-maily většinou obsahují reklamní zprávy a bývají automatizovaně rozesílány na obrovské množství adres. Tyto nevyžádané zprávy označujeme jako spam. Kromě toho, že vám jejich čtení zbytečně bere čas, mohou obsahovat i počítačové viry. Proto je raději vůbec neotevírejte.

Další zásady správného e-mailu

Mezi další zásady pro psaní e-mailu patří:

• Jednoduché formátování (ne každý e-mailový klient správně zobrazí složité formátování).
  
• Uvážlivé používání velkých písmen (ta mohou působit agresivně).
  
• Funkci Odpovědět všem/Reply All používejte pouze pokud je to nezbytně nutné.
  
• Pozor na emoce, zvláště na sarkasmus a ironii. Písemný projev bohužel nemůžete doplnit mimikou, gestem – adresát si pak váš e-mail může vysvětlit úplně jinak, než jste chtěli. Znáte-li se s příjemcem zprávy trochu lépe, můžete pro výraz emocí použít tzv. emotikony – „smajlíky“, ale šetřete s nimi. V oficiální korespondenci jsou považovány za projev neprofesionality. A samozřejmě zprávy nepište v citovém rozrušení. Odeslanou zprávu již nemůžete vzít zpět!
  

Doporučená videa Jak na Internet:
Jak na přenos velkých souborů
Můžeme věřit Internetu?
Internetové seznamky
Společně na Internetu
Ochrana osobních údajů

Další zajímavé články a zdroje:
Netiquette, Jiří Peterka, earchiv.cz
Netiketa, Pavel Satrapa, lupa.cz
Netiketa, Wikipedie