Podle společnosti Radicati Group bylo v roce 2018 na světě asi 3,8 miliardy uživatelů e-mailu a odhad je, že do roku 2022 jich bude 4,2 miliardy. To znamená, že nyní e-mail používá více než polovina lidstva. Kolik toho ale o něm ve skutečnosti víme?
E-mail (zkrácená verze sousloví electronic mail – elektronická pošta) označuje metodu distribuce zpráv s využitím elektronických komunikačních nástrojů. Zajímavostí je, že tento typ komunikace je starší než samotný Internet. První elektronická zpráva byla poslána v roce 1965 – tehdy ale šlo o distribuci zpráv mezi různými uživateli jednoho počítače. Zasíťované počítače si začaly vyměňovat poštu až v roce 1972. Masového rozšíření se e-mail dočkal v roce 1996, kdy odstartovala služba Hotmail.com.
E-mailové protokoly
Technicky vzato je e-mail jednou ze služeb provozovaných v rámci internetové infrastruktury. Výměnu informací prostřednictvím elektronické pošty umožňuje protokol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). To je protokol určený pro samotnou výměnu zpráv mezi počítači připojenými k Internetu.
V souvislosti s e-mailem existují i další protokoly, POP a IMAP, které umožňují stahování zpráv do poštovního klienta, programu nainstalovaném na počítači uživatele.
Rozdíl mezi nimi je především v tom, že IMAP vyžaduje trvalé připojení k e-mailové schránce. Díky tomu ale umožňuje prostřednictvím klienta pracovat se zprávami přímo na serveru a z libovolného místa. POP je vhodný pro uživatele, kteří mají časově omezené nebo nestálé připojení k Internetu. Zprávy si totiž mohou stáhnout, a pracovat tak s doručenými e-maily také off-line.
Zejména v prostředí velkých společností se někdy používají také protokoly jako Lotus Notes nebo Microsoft Exchange Server. Ty kromě stahování pošty umožňují také pokročilou správu a sdílení kalendářů, úkolů či kontaktů.
E-mailová adresa
Stejně jako je tomu u klasické „papírové“ pošty, i v případě e-mailu je základem úspěchu unikátní identifikátor adresáta. K tomu slouží e-mailová adresa, která se skládá ze tří klíčových prvků:
- místní části adresy,
- znaku @ (zavináč),
- internetové domény patřící danému poštovnímu serveru.
E-mailová adresa tedy vypadá třeba takto: jan.novak@postovniserver.cz. Místní část adresy v naprosté většině tvoří uživatelské jméno. Znak @ má pak pouze oddělovací funkci, aby poštovní server dokázal identifikovat individuálního uživatele, kterému je e-mail adresován.
Uživatelské jméno a heslo
E-mailová korespondence zpravidla obsahuje informace soukromé povahy a není pro uživatele žádoucí, aby se dostaly do cizích rukou. Přístup ke zprávám na poštovním serveru je proto možný až po přihlášení uživatele pomocí uživatelského jména a hesla. (Útočníci se k cizím mailům ale mohou poměrně jednoduše dostat i tím, že je zachytí během jejich putování mezi počítači. E-maily s extrémně citlivým obsahem se doporučuje šifrovat).
Přihlašovací údaje si určuje sám uživatel, ale ne vždy. Například v zaměstnání přiděluje přihlašovací jméno zaměstnavatel, aby e-mailové adresy zaměstnanců měly jednotný tvar. Heslo by mělo být silné (s kombinací malých a velkých písmen, čísel i speciálních znaků) a nemělo by mít konkrétní význam, zvláště ne odhadnutelný z běžně dostupných informací o uživateli. Jméno partnera, datum narození a oblíbený sport tedy není nejlepší volba pro zabezpečení vašeho e-mailu.
Co tvoří obsah e-mailu?
E-mail jako komunikační prostředek dominuje především ve firemním prostředí. Není výjimkou, že dostanete během jediného dne i několik desítek mailů. Všechny ale pro vaši práci asi nebudou úplně podstatné.
Hlavička e-mailu
O relevanci obsahu zprávy do značné míry vypovídá už hlavička e-mailu, kterou obvykle tvoří minimálně 4 pole:
- odesílatel zprávy,
- příjemce zprávy,
- předmět zprávy (stručný popis obsahu e-mailu),
- datum odeslání.
Mezi další běžné součásti hlavičky patří kopie (zkratka CC z anglického carbon copy – výraz pro průklepový papír) pro určení dalších adresátů, jimž není zpráva primárně určena, ale přitom je chcete informovat, a skrytá kopie (zkratka BC z anglického blind copy) pro určení dalších adresátů, kteří příjemci zprávy zůstanou skryti.
Tělo e-mailu
Kromě hlavičky e-mail tvoří ještě tělo, které obsahuje plné znění zprávy. Právě s ohledem na každodenní záplavu e-mailů existují určité zvyklosti pro tvorbu zpráv, které usnadňují a zrychlují práci s e-maily. Obecně se doporučuje formulovat zprávy věcně a stručně, vhodným způsobem zvýrazňovat a strukturovat informace, s rozmyslem používat odkazy na externí internetové stránky a obezřetně pracovat s kopií a skrytou kopií (vždy se rozmyslete, pro koho je zpráva opravdu důležitá).
Otravný spam
Masová obliba e-mailu stojí také za vznikem fenoménu nevyžádaných zpráv. Nejčastěji se s nimi setkáte ve formě spamu – nevyžádaných reklamních zpráv. Naprostá většina e-mailových služeb a softwarových klientů dnes ale používá spamový filtr, díky kterému je nevyžádané pošta automaticky přesunuta do speciální složky mimo doručenou poštu.
Filtry ale nefungují stoprocentně a občas je potřeba jim pomoci manuálním označením spamové zásilky, kterou najdete v doručené poště. Stejně tak není od věci čas od času zkontrolovat složku pro odkládání spamu, zda v ní omylem nekončila nějaká důležitá zpráva.
Doporučená videa Jak na Internet:
Mailová etiketa
Ochrana osobních údajů
Jak nenaletět internetovým podvodníkům
Komunikace přes Internet
Datové schránky
Další zajímavé články a zdroje:
Zásady psaní e-mailů aneb jak dodržet korespondenční etiketu, vkanceláři.cz
Netiketa, Wikipedie
Jak se bránit spamům? Rozmyslete si, komu dáte svůj mail, radí odborník, Josef Kluge, Ondřej Čihák (Český rozhlas Plus)
Trápí vás SPAM v emailu? Řekneme vám, jak mu předejít., PortálDigi
TIP#1267: Co dělat, když někdo odesílá spamy z mé vlastní adresy?, Daniel Dočekal (@365tipu)