Datová schránka je elektronická obdoba vaší normální poštovní schránky. Je to místo, kam vám je doručována korespondence, ale na rozdíl od normální schránky je elektronická.

K čemu je datová schránka

Slouží především ke komunikaci s orgány veřejné moci, i když nejen s nimi. Ty mají povinnost vám veškerou korespondenci, u které to není z nějakého důvodu vyloučené (například zaslání fyzického objektu), zasílat přednostně do datové schránky. Můžete tak komunikovat nejen se státem a jeho institucemi, ale i třeba s firmami, které také mají datovou schránku.
Komunikace s orgány veřejné moci je prostřednictvím datové schránky zdarma. Schránka vám pomůže podat daňové přiznání, přehled o příjmech a výdajích OSVČ nebo získat výpis údajů z různých registrů a rejstříků, a to včetně výpisu z rejstříku trestů, živnostenského a insolvenčního rejstříku nebo třeba výpisu bodového hodnocení řidiče.
Pokud si povolíte příjem Poštovních datových zpráv (PDZ), mohou vám do datové schránky zasílat písemnosti i soukromoprávní subjekty, jako jsou banky, pojišťovny, dodavatelé energií apod.
Pomocí datové schránky si můžete také ověřit/validovat i svůj účet mojeID, který slouží pro jednotné přihlašování do různých služeb.

Vlastnosti datové schránky

Datová schránka je v podstatě svým fungováním podobná e-mailu, má ale některá specifika: Právnické osoby (firmy) a orgány veřejné moci (OVM) mají pouze jednu schránku pro celou organizaci. Zprávy tedy neadresujete konkrétní osobě, ale organizaci.
Veškerá komunikace funguje přes centrální systém datových schránek. Lze tak sledovat doručení odeslaných zpráv. Samotná zpráva nemá žádné tělo a obsah zprávy je tvořen přílohami.
Zprávy jsou v systému datových schránek uchovávány pouze po omezenou dobu 90 dní od doručení. Před jejím uplynutím nelze zprávy mazat. Pro archivaci zpráv po devadesáti dnech je pak možné využít službu Datový trezor.
Specifickou vlastností datových schránek, která si zaslouží vlastní oddíl je fikce doručení.

Fikce doručení

Pokud není tato vlastnost při vytváření zprávy odesílatelem vysloveně vypnuta, pak se u datových zpráv uplatňuje takzvaná fikce doručení. To znamená, že zpráva, která nebude doručena jiným způsobem, bude po 10 dnech po dodání do schránky považována za doručenou. Tato vlastnost má zabraňovat vyhýbání se doručení soudních a jiných rozhodnutí a je třeba brát ji v úvahu zejména v případě, kdy se od okamžiku doručení odvíjí zákonné lhůty.
Abyste zabránili problémům, které by vám vznikly při dodání a následném doručení zprávy bez vašeho vědomí, umožňuje systém datových schránek aktivaci upozornění na nové zprávy e-mailem nebo SMS. V praxi je tak důležité dát si pozor na 10denní lhůtu, zejména při delších obdobích bez připojení k Internetu, například na dovolené.
Další formou fikce doručení je fakt, že všechny dodané zprávy jsou považovány za doručené okamžikem, kdy se přihlásíte do své datové schránky. Není k tomu tedy nutné, abyste samotnou zprávu otevřeli.

Jak zřídit datovou schránku

Datovou schránku lze zřídit na pracovištích Czech Point. Jako fyzická osoba k tomu budete potřebovat jen občanský průkaz. Po ověření vašich osobních údajů a jejich zadání do systému bude odeslána žádost o zřízení datové schránky. Po několika dnech od žádosti obdržíte poštou přihlašovací údaje pro první přihlášení.

Jak používat datovou schránku

Datové schránky mají své webové přístupové rozhraní. To umožňuje provádět veškeré akce spojené s používáním datové schránky – čtení příchozích zpráv, kontrolu stavu odeslaných zpráv, export zpráv a doručenek, nastavování parametrů účtu atd.
V případě, že máte na starosti více datových schránek, například osobní a firemní, nebo máte ve schránce větší provoz, může být zajímavé přístup z webového rozhraní nahradit specializovanou aplikací, jako je třeba Multischránka. Ta se chová podobně jako emailový klient, ale obsahuje funkcionalitu specifickou pro datové schránky. Tento druh aplikací často obsahuje i přídavné funkce, které mohou při práci s více zprávami a schránkami pomoci. Nabízí například zapamatování hesla ke schránce, hromadný export zpráv nebo dlouhodobou archivaci zpráv.
Pokud jste často na cestách a chcete mít stálý přístup k datové schránce, můžete také využít některou z nabídky aplikací pro chytré mobilní telefony, třeba aplikaci Datovka. Umožňují snadné procházení a čtení přijatých zpráv, ale i jejich odesílání.

Bezpečnost datové schránky

Pokud odešlete dokument z vaší datové schránky, je to českou legislativou považováno za ekvivalent zaslání zprávy opatřené vaším elektronickým podpisem a přeneseně tedy i vaším vlastnoručním podpisem. Je proto důležité, abyste své přístupové údaje k datové schránce náležitě chránili před zneužitím.
Kromě základních pravidel pro používání hesel, jako je nepoužívání stejného hesla pro více služeb, volba dostatečně silného hesla, nezaznamenávání hesel na papírek přilepený na monitor počítače a podobně, je možné využít některou ze silnějších variant autentizace.
Datové schránky totiž nabízejí nejen přihlašování pomocí uživatelského jména a hesla, ale umožňují jej doplnit ještě o autentizaci elektronickým certifikátem vydaným u některé ze státem uznávaných certifikačních autorit nebo autentizaci jednorázovým kódem. V případě autentizace jednorázovým kódem musíte pro úspěšné přihlášení zadat nejen heslo, ale i jednorázový číselný kód. Ten si buď sami vygenerujete na mobilním telefonu ve specializované aplikaci, nebo vám bude zaslán prostřednictvím SMS.
V obou případech vás tato rozšířená autentizace chrání před zneužitím odcizených přihlašovacích údajů, protože jednou použité jednorázové heslo se stává neplatným a není možné z něj odvodit, jaké další heslo bude následovat.

Doporučená videa Jak na Internet:
Úřady on-line
eGovernment
Jednotné přihlašování
Šifrování

Další zajímavé články a zdroje:
Datové schránky – Oficiální informační web o datových schránkách
Datová schránka, Wikipedie
K čemu je datová schránka a jak ji využít, Vimkamklikam.cz
Datové schránky, Ministerstvo vnitra České republiky